.
Tin thị trường
Plustek PS188 – Tối ưu hoá quy trình tiếp nhận và lưu trữ dữ liệu với máy quét OCR tốc độ cao
Trong thời đại số hóa mạnh mẽ, các cơ quan nhà nước, doanh nghiệp và đơn vị hành chính đều phải đối mặt với một bài toán lớn. Tiếp nhận và lưu trữ dữ liệu ngày càng nhiều và đa dạng. Nếu xử lý theo cách thủ công, quá trình này không chỉ mất nhiều thời gian mà còn dễ xảy ra sai sót, gây ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.
Chính vì thế, sự ra đời của các dòng máy scan OCR hiện đại đã mở ra một giải pháp tối ưu. Đặc biệt, sản phẩm Plustek PS188 là dòng máy quét tốc độ cao tích hợp công nghệ OCR tiên tiến. Plustek PS188 đang trở thành công cụ đắc lực giúp các văn phòng hành chính, doanh nghiệp cũng như các tổ chức quản lý dữ liệu tăng tốc xử lý, giảm thiểu rủi ro và lưu trữ khoa học.
Khi kết hợp cùng giải pháp quản lý tài liệu JVS, Plustek PS188 không chỉ đơn thuần là thiết bị quét tài liệu mà còn là trung tâm số hóa thông minh, giúp tối ưu hóa toàn bộ quy trình làm việc của đơn vị.
1. Thách thức trong quy trình tiếp nhận và lưu trữ dữ liệu hiện nay
Khối lượng tài liệu khổng lồ
Văn phòng hành chính phải tiếp nhận hàng ngàn giấy tờ mỗi ngày: đơn từ, hồ sơ, chứng từ, hợp đồng.
Doanh nghiệp phải quản lý danh sách khách hàng, hóa đơn, chứng từ kế toán.
Ngân hàng, bệnh viện, trường học cần lưu trữ thông tin cá nhân, hồ sơ khách hàng, bệnh án.
Nếu xử lý thủ công, khối lượng tài liệu này vừa mất nhiều nhân lực vừa khó quản lý.
Rủi ro sai sót và thất lạc
Nhập liệu thủ công dễ sai thông tin (số CMND, tên khách hàng, mã hồ sơ).
Hồ sơ giấy dễ hư hỏng, mất mát khi lưu trữ lâu dài.
Khó khăn trong việc tra cứu nhanh thông tin khi cần.
Áp lực số hóa trong kỷ nguyên chuyển đổi số
Chính phủ và doanh nghiệp đều đang hướng tới quản lý dữ liệu điện tử.
Hồ sơ giấy buộc phải được số hóa nhanh chóng và chính xác để kịp tiến độ công việc.
Chính những áp lực trên khiến cho các dòng máy scan OCR tốc độ cao như Plustek PS188 trở thành lựa chọn chiến lược của nhiều đơn vị.
2. Giới thiệu chi tiết về Plustek PS188
Thiết kế hiện đại, chuyên dụng cho văn phòng
Plustek PS188 được thiết kế với kiểu dáng gọn gàng, dễ dàng bố trí trong mọi không gian văn phòng hành chính.
Màu sắc sang trọng, phù hợp môi trường công sở chuyên nghiệp.
Hệ thống khay nạp giấy linh hoạt, có thể xử lý nhiều loại tài liệu khác nhau.
Máy scan OCR – công nghệ nhận dạng thông minh
Điểm mạnh của Plustek PS188 chính là khả năng OCR (Optical Character Recognition):
Biến hình ảnh scan thành văn bản có thể chỉnh sửa, tìm kiếm.
Nhận diện nhiều ngôn ngữ, trong đó có tiếng Việt.
Hỗ trợ lưu file dưới dạng Word, Excel, PDF có thể tìm kiếm.
Tốc độ quét vượt trội
Với tốc độ quét lên tới 40 ppm (trang/phút), Plustek PS188 được xếp vào nhóm máy quét tốc độ cao dành cho văn phòng.
Khả năng quét hai mặt tự động (duplex) giúp tiết kiệm tối đa thời gian.
Xử lý nhanh hàng trăm tài liệu chỉ trong vài phút.
Tính năng thân thiện với người dùng
Giao diện sử dụng trực quan, dễ dàng vận hành ngay cả với nhân viên không am hiểu kỹ thuật.
Chỉ với một nút bấm, toàn bộ quy trình quét – lưu trữ – phân loại dữ liệu được tự động hóa.
Kết nối và tương thích
Tương thích với nhiều hệ điều hành Windows, Linux.
Dễ dàng tích hợp với phần mềm quản lý tài liệu JVS và các ứng dụng văn phòng khác.
3. Tính năng nổi bật của Plustek PS188
OCR , Tự động hóa nhập liệu
Không cần nhập tay từng dòng dữ liệu, máy sẽ tự động nhận diện văn bản, giảm thiểu tối đa sai sót. Đây là tính năng quan trọng giúp các cơ quan hành chính, ngân hàng, doanh nghiệp:
Nhanh chóng lưu thông tin từ CMND, hộ chiếu, đơn từ.
Trích xuất dữ liệu từ hóa đơn, hợp đồng để xử lý kế toán.
Tiết kiệm thời gian nhập liệu thủ công.
Quét đa dạng loại tài liệu
Hồ sơ hành chính khổ A4.
Chứng minh nhân dân, thẻ căn cước, bằng lái xe.
Hóa đơn, phiếu thu chi, chứng từ kế toán.
Danh thiếp khách hàng, hợp đồng.
Chất lượng hình ảnh sắc nét
Độ phân giải cao, hiển thị rõ nét từng chi tiết chữ viết, con dấu.
Hỗ trợ tự động làm thẳng, loại bỏ viền đen, cân chỉnh độ sáng.
Hỗ trợ lưu trữ đa định dạng
PDF, Word, Excel, JPG, TIFF.
Tích hợp tính năng lưu PDF Searchable giúp tìm kiếm nội dung ngay trong file.
Quét tốc độ cao – Tiết kiệm thời gian
Chỉ mất 1,2 giây/trang.
Quét hàng loạt tài liệu chỉ trong thời gian ngắn.
Phù hợp cho những đơn vị có khối lượng hồ sơ lớn.
4. Lợi ích của Plustek PS188 đối với văn phòng hành chính
Tối ưu quy trình tiếp nhận hồ sơ
Hồ sơ được số hóa ngay khi tiếp nhận.
Giảm ùn tắc giấy tờ tại quầy giao dịch.
Nâng cao trải nghiệm cho người dân, khách hàng.
Lưu trữ dữ liệu an toàn và khoa học
Tài liệu điện tử dễ dàng phân loại, lưu trên hệ thống.
Dữ liệu được bảo mật, hạn chế rủi ro thất lạc.
Dễ dàng chia sẻ giữa các phòng ban, cơ quan.
Giảm chi phí nhân sự và vận hành
Tiết kiệm thời gian nhập liệu thủ công.
Giảm chi phí in ấn, lưu kho tài liệu giấy.
Tăng hiệu suất làm việc cho nhân viên.
Đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số
Phù hợp với lộ trình chính phủ điện tử, văn phòng không giấy tờ.
Đáp ứng các tiêu chuẩn số hóa trong quản lý nhà nước và doanh nghiệp.
5. Ứng dụng thực tế của Plustek PS188
Văn phòng hành chính công
Scan và số hóa hồ sơ công dân.
Quản lý dữ liệu nhanh, phục vụ giải quyết thủ tục hành chính.
Ngân hàng , tài chính
Scan hợp đồng tín dụng, hồ sơ khách hàng.
Nhận diện thông tin từ giấy tờ tùy thân.
Doanh nghiệp và tập đoàn
Quản lý hợp đồng, chứng từ kế toán.
Scan danh thiếp khách hàng để lưu trữ dữ liệu CRM.
Y tế và giáo dục
Scan bệnh án, phiếu xét nghiệm.
Số hóa hồ sơ học sinh, sinh viên.
6. Plustek PS188 và giải pháp JVS, Bộ đôi hoàn hảo cho quản lý dữ liệu
Khi kết hợp với hệ thống JVS, Plustek PS188 trở thành giải pháp toàn diện:
Tự động phân loại tài liệu: hóa đơn, hợp đồng, CMND…
Lưu trữ tập trung: mọi dữ liệu được đưa về kho tài liệu điện tử.
Tìm kiếm nhanh chóng: chỉ cần nhập từ khóa, hệ thống sẽ hiển thị ngay hồ sơ.
Bảo mật nhiều lớp: phân quyền cho từng bộ phận, đảm bảo an toàn dữ liệu.
Đây là giải pháp được nhiều đơn vị hành chính, tổ chức tài chính lựa chọn trong quá trình chuyển đổi số.
7. So sánh Plustek PS188 với các dòng máy scan khác
| Tiêu chí | Plustek PS188 | Máy scan thông thường | Máy photocopy đa năng |
| Tốc độ quét | 40ppm | 15-20 ppm | 10-15ppm |
| OCR | Có, đa ngôn ngữ | Không hỗ trợ hoặc hạn chế | Không tối ưu |
| Khả năng scan | Đa dạng (A4, thẻ nhựa, hóa đơn) | Chủ yếu A4 | Hạn chế |
| Ứng dụng văn phòng hành chính | Rất phù hợp | Chưa tối ưu | Khó ứng dụng |
| Kết nối JVS | Có | Không | Không |
| Chi Phí | Hợp lý | Thấp nhưng tính năng hạn chế | Cao, cồng kềnh |
8. Lời khuyên khi lựa chọn Plustek PS188
Xác định nhu cầu: Nếu văn phòng xử lý nhiều hồ sơ hành chính, hợp đồng, giấy tờ tùy thân thì PS188 là lựa chọn lý tưởng.
Chú ý tính năng OCR: Đây là điểm mạnh giúp tiết kiệm thời gian nhập liệu.
Kết hợp JVS: Để khai thác tối đa sức mạnh trong lưu trữ và quản lý dữ liệu.
Mua hàng chính hãng: Đảm bảo chất lượng, dịch vụ bảo hành tốt.
Plustek PS188 không chỉ là một chiếc máy quét tốc độ cao mà còn là máy scan OCR thông minh, giúp các cơ quan, doanh nghiệp tối ưu hóa toàn bộ quy trình tiếp nhận và lưu trữ dữ liệu.
Với tốc độ vượt trội, chất lượng hình ảnh sắc nét và khả năng tích hợp cùng JVS, PS188 mang lại sự chính xác, an toàn, tiết kiệm thời gian cho mọi văn phòng hành chính hiện đại.
Trong xu hướng chuyển đổi số, Plustek PS188 chắc chắn sẽ là một trong những lựa chọn hàng đầu để xây dựng hệ thống lưu trữ thông minh, góp phần nâng cao hiệu quả làm việc và quản lý dữ liệu cho tổ chức của bạn.
CÔNG TY CỔ PHẦN PHÂN PHỐI ĐIỆN TỬ JVS
• Địa chỉ: Số 24 Giải Phóng, Phường Tân Sơn Nhất, Thành phố Hồ Chí Minh
• Hotline: 0967 033 533 – 0903 751 781
• Website: https://jvs.vn/
• Fanpage: https://www.facebook.com/congtyjvsvietnam
Xem thêm:
