.
Tin thị trường
Số hoá hồ sơ hành chính công – tốc độ 40ppm của Plustek PS188 có đủ nhanh?
Sản phẩm có thể bạn quan tâm
Trong kỷ nguyên chuyển đổi số, số hoá hồ sơ hành chính công không chỉ là xu hướng mà đã trở thành nhu cầu bắt buộc đối với các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Sự bùng nổ của dữ liệu đòi hỏi những giải pháp công nghệ có khả năng xử lý nhanh chóng, chính xác và an toàn. Trong đó, các thiết bị máy scan chuyên dụng đóng vai trò vô cùng quan trọng.
Một trong những sản phẩm được nhiều đơn vị quan tâm hiện nay chính là Plustek PS188, chiếc máy scan được thiết kế để phục vụ cho nhu cầu số hoá hồ sơ, giấy tờ trong môi trường hành chính công và doanh nghiệp. Với tốc độ 40 trang/phút (40ppm), liệu máy có đủ nhanh để đáp ứng khối lượng công việc khổng lồ trong lĩnh vực này? Bài viết dưới đây sẽ phân tích chi tiết để giúp bạn có cái nhìn toàn diện.
Tại sao cần số hoá hồ sơ hành chính công?
1. Yêu cầu từ chuyển đổi số quốc gia
Chính phủ Việt Nam đang thúc đẩy mạnh mẽ chương trình chuyển đổi số quốc gia, trong đó có mục tiêu xây dựng nền hành chính điện tử, chính phủ số. Hồ sơ giấy truyền thống gây tốn kém thời gian, chi phí lưu trữ, dễ thất lạc và khó tra cứu.
Cần số hóa hồ sơ hành chính công để nâng cao hiệu quả giải quyết công việc, tăng tốc độ xử lý, tiết kiệm chi phí và giảm thiểu thủ tục giấy tờ rườm rà cho tổ chức và công dân. Số hóa còn tăng cường tính minh bạch, bảo mật, lưu trữ lâu dài dữ liệu, tạo nền tảng cho việc xây dựng Chính phủ số và nền kinh tế số bền vững.
2. Lợi ích rõ ràng của số hoá hồ sơ
Tiết kiệm diện tích lưu trữ: Không còn phải dành nhiều kho bãi cho giấy tờ.
Truy xuất nhanh chóng: Hồ sơ điện tử có thể tìm kiếm chỉ trong vài giây.
Bảo mật tốt hơn: Lưu trữ số với nhiều lớp bảo vệ.
Phục vụ người dân nhanh hơn: Cán bộ có thể tra cứu và xử lý hồ sơ ngay lập tức.
3. Vai trò của máy scan chuyên dụng
Máy scan là cầu nối quan trọng trong việc biến tài liệu giấy thành dữ liệu số. Nếu tốc độ quá chậm, toàn bộ quy trình số hoá sẽ bị tắc nghẽn. Vì vậy, tốc độ 40ppm của plustek PS188 chính là yếu tố được quan tâm nhiều nhất.
Giới thiệu về Plustek PS188
1. Thương hiệu Plustek
Plustek là thương hiệu máy scan nổi tiếng đến từ Đài Loan, được phân phối rộng rãi toàn cầu và đặc biệt có mặt mạnh tại Việt Nam thông qua các đối tác uy tín như JVS.
2. Đặc điểm nổi bật của plustek PS188
• Tốc độ quét: 40 trang/phút, 80 hình ảnh/phút (với chế độ 2 mặt).
• Khả năng quét hai mặt tự động (Duplex).
• Độ phân giải cao: Lên đến 600 dpi.
• Khay nạp giấy tự động (ADF) dung lượng 100 tờ.
• Thiết kế nhỏ gọn, phù hợp văn phòng hành chính.
• Kết nối USB 3.0 cho tốc độ truyền dữ liệu nhanh.
• Tích hợp phần mềm thông minh hỗ trợ OCR, nhận dạng ký tự quang học để biến hình ảnh thành văn bản có thể chỉnh sửa.
3. Vị trí ứng dụng
Máy được nhiều cơ quan, đơn vị hành chính, trường học, ngân hàng, doanh nghiệp bảo hiểm, y tế… sử dụng để xử lý khối lượng lớn hồ sơ mỗi ngày.
Phân tích tốc độ 40ppm của Plustek PS188
1. 40ppm nghĩa là gì?
40ppm (Pages Per Minute) có nghĩa là máy có thể quét 40 trang giấy một mặt trong vòng 1 phút. Với tài liệu 2 mặt, máy đạt tới 80 hình ảnh/phút.
Ví dụ:
1000 trang (500 tờ giấy in 2 mặt) , chỉ mất khoảng 12,5 phút.
10.000 trang , mất khoảng 2 giờ 5 phút.
2. So sánh với nhu cầu thực tế trong hành chính công
Trong các đơn vị hành chính, mỗi ngày có thể phát sinh hàng ngàn hồ sơ giấy. Với tốc độ 40ppm, plustek PS188 hoàn toàn đủ sức xử lý trong ngày, nếu được bố trí hợp lý.
Văn phòng nhỏ: Khối lượng 500 – 1000 trang/ngày , máy xử lý dễ dàng.
Sở, ban ngành lớn: Khối lượng 5000 – 10000 trang/ngày , có thể bố trí nhiều máy scan hoạt động song song.
3. So sánh với các máy cùng phân khúc
Máy tốc độ thấp (20–25ppm): Chỉ phù hợp văn phòng nhỏ, không đáp ứng số hoá hành chính.
Máy tốc độ cao (60–80ppm): Giá thành đắt hơn nhiều, thường dùng trong trung tâm lưu trữ lớn.
Chọn Plustek PS188 cân bằng giữa tốc độ và chi phí, phù hợp với cơ quan hành chính công cấp quận, huyện, xã.
Lợi ích khi dùng plustek PS188 trong số hoá hồ sơ
1. Tiết kiệm thời gian cho cán bộ
Không còn cảnh ngồi nhập tay từng thông tin. Hồ sơ được quét nhanh, chính xác, tự động hoá cao.
2. Nâng cao hiệu quả quản lý
Hồ sơ số hoá giúp tra cứu, chia sẻ, phê duyệt nhanh chóng. Người dân cũng được phục vụ nhanh hơn.
3. Giảm chi phí vận hành
Ít tốn nhân lực nhập liệu.
Giảm chi phí giấy, mực in, lưu trữ kho.
4. Tích hợp dễ dàng với phần mềm quản lý
Plustek PS188 có thể kết nối với hệ thống quản lý tài liệu (DMS), phần mềm hành chính công của JVS, đảm bảo quy trình khép kín từ quét , xử lý , lưu trữ , tra cứu.
Thực tế triển khai số hoá hồ sơ với Plustek PS188
1. Mô hình tại các cơ quan hành chính
Một máy plustek PS188 đặt tại bộ phận “một cửa”.
Nhân viên tiếp nhận hồ sơ → scan ngay tại chỗ.
Dữ liệu tự động đồng bộ lên hệ thống quản lý của JVS.
2. Trải nghiệm người dùng
Cán bộ hành chính: Giảm áp lực giấy tờ, rút ngắn quy trình xử lý.
Người dân: Hồ sơ nộp vào được số hoá ngay, không phải chờ lâu.
3. Tính bền bỉ
Máy được thiết kế để hoạt động liên tục, đáp ứng nhu cầu quét hàng chục nghìn trang/tháng.
Tốc độ 40ppm có thực sự “đủ nhanh”?
1. Đối với cơ quan nhỏ
→ Rất phù hợp, đảm bảo công việc diễn ra trôi chảy.
2. Đối với cơ quan vừa và lớn
→ Vẫn đủ nhanh nếu bố trí nhiều máy hoặc làm việc theo ca.
3. Cân nhắc chi phí
Máy tốc độ cao hơn (60–80ppm) thường có giá gấp đôi hoặc gấp ba. Vì vậy, plustek PS188 mang lại sự cân bằng hợp lý giữa tốc độ và chi phí.
Vai trò của JVS trong giải pháp số hoá hồ sơ
JVS là nhà phân phối uy tín các giải pháp thiết bị văn phòng, đặc biệt trong lĩnh vực số hoá hồ sơ hành chính. Khi chọn mua Plustek PS188 tại công ty JVS, khách hàng sẽ được thỏa mãn các điều kiện:
• Tư vấn giải pháp phù hợp với nhu cầu.
• Hỗ trợ cài đặt và tích hợp với hệ thống quản lý dữ liệu.
• Dịch vụ bảo hành, hậu mãi chuyên nghiệp.
Nhờ vậy, quy trình số hoá trở nên trọn gói , đồng bộ và hiệu quả.
Qua phân tích trên, có thể khẳng định rằng: tốc độ 40ppm của Plustek PS188 hoàn toàn đáp ứng đủ nhanh cho nhu cầu số hoá hồ sơ hành chính công, đặc biệt tại các cơ quan vừa và nhỏ. Với sự hỗ trợ của JVS, giải pháp này mang lại nhiều lợi ích thiết thực như tiết kiệm thời gian, giảm chi phí, nâng cao hiệu quả phục vụ người dân và thúc đẩy mạnh mẽ tiến trình chuyển đổi số quốc gia.
Nếu bạn đang tìm kiếm một chiếc máy scan vừa phải về giá thành, mạnh mẽ về hiệu suất, bền bỉ trong vận hành, thì Plustek PS188 chính là lựa chọn đáng để cân nhắc.
CÔNG TY CỔ PHẦN PHÂN PHỐI ĐIỆN TỬ JVS
• Địa chỉ: Số 24 Giải Phóng, Phường Tân Sơn Nhất, Thành phố Hồ Chí Minh
• Hotline: 0967 033 533 0903 751 781
• Website: https://jvs.vn/
• Fanpage: https://www.facebook.com/congtyjvsvietnam
Xem thêm:
