Hủy hồ sơ nhân sự thế nào để hạn chế lộ thông tin cá nhân?

Hồ sơ nhân sự là một trong những nhóm tài liệu chứa nhiều thông tin cá nhân quan trọng tại doanh nghiệp, từ căn cước, địa chỉ liên hệ, hợp đồng lao động đến bảng lương và thông tin tài khoản ngân hàng. Khi những tài liệu này không còn nhu cầu sử dụng, việc bỏ trực tiếp vào thùng rác hoặc bán giấy vụn mà chưa xử lý có thể dẫn đến nguy cơ lộ lọt thông tin.

Vì vậy, tiêu hủy hồ sơ nhân sự cần được xem là một phần trong quy trình quản lý và bảo vệ dữ liệu cá nhân, thay vì chỉ là hoạt động dọn dẹp giấy tờ tại văn phòng.

Những thông tin nào trong hồ sơ nhân sự cần được bảo vệ?

Trong quá trình tuyển dụng và quản lý lao động, bộ phận nhân sự thường tiếp nhận nhiều loại tài liệu như sơ yếu lý lịch, bản sao giấy tờ tùy thân, hợp đồng lao động, hồ sơ bảo hiểm, bảng lương, thông tin người phụ thuộc và các tài liệu đánh giá nhân viên.

Ngay cả những hồ sơ của ứng viên không trúng tuyển hoặc nhân viên đã nghỉ việc cũng có thể chứa dữ liệu cá nhân cần bảo vệ. Nếu bị tiếp cận trái phép, những thông tin này có nguy cơ bị sử dụng để mạo danh, lừa đảo hoặc xâm phạm quyền riêng tư.

Khi nào doanh nghiệp được tiêu hủy hồ sơ nhân sự?

Không phải hồ sơ của nhân viên đã nghỉ việc đều có thể tiêu hủy ngay. Doanh nghiệp cần xác định thời hạn lưu trữ theo từng loại tài liệu, mục đích sử dụng và các nghĩa vụ pháp lý liên quan đến lao động, bảo hiểm, kế toán và thuế.

Theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15, có hiệu lực từ ngày 01/01/2026, việc xử lý và bảo vệ dữ liệu cá nhân phải tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành. Doanh nghiệp cần có căn cứ phù hợp khi tiếp tục lưu trữ hoặc thực hiện xóa, hủy dữ liệu.

Đối với những hồ sơ đã hết thời hạn lưu trữ và không còn căn cứ cần thiết để tiếp tục giữ lại, bộ phận phụ trách có thể tiến hành tiêu hủy theo quy trình nội bộ được phê duyệt.

Quy trình tiêu hủy hồ sơ nhân sự an toàn

Trước tiên, bộ phận nhân sự cần rà soát và phân loại tài liệu, xác định hồ sơ phải tiếp tục lưu trữ và hồ sơ đủ điều kiện tiêu hủy. Việc phân loại giúp tránh tình trạng hủy nhầm tài liệu còn giá trị pháp lý.

Sau khi được phê duyệt, tài liệu cần được tập trung tại khu vực có kiểm soát, hạn chế người không có trách nhiệm tiếp cận. Không nên để hồ sơ chứa thông tin cá nhân tại hành lang, khu vực thu gom rác hoặc nơi công cộng.

Đối với tài liệu giấy, doanh nghiệp nên sử dụng máy hủy tài liệu có mức độ bảo mật phù hợp để cắt nhỏ nội dung, hạn chế khả năng đọc lại hoặc phục hồi thông tin. Hồ sơ có mức độ nhạy cảm cao cần được đánh giá kỹ hơn về phương pháp tiêu hủy.

Sau khi hoàn tất, doanh nghiệp nên ghi nhận thời gian, loại hồ sơ, người thực hiện và người giám sát nếu cần thiết. Việc lưu lại thông tin tiêu hủy giúp tăng khả năng kiểm soát và phục vụ công tác quản trị nội bộ.

Vì sao không nên chỉ xé giấy hoặc bỏ vào thùng rác?

Xé giấy bằng tay thường tạo ra những mảnh lớn, vẫn có khả năng để lộ họ tên, số định danh, địa chỉ hoặc thông tin tài chính. Tương tự, tài liệu được bán dưới dạng giấy vụn khi chưa tiêu hủy có thể đi qua nhiều khâu thu gom, vận chuyển và phân loại.

Máy hủy tài liệu dạng vụn hoặc siêu vụn giúp chia nhỏ giấy thành những mảnh có kích thước khó nhận diện hơn, giảm nguy cơ khôi phục thông tin so với việc xé giấy thông thường.

Đối với hồ sơ nhân sự, doanh nghiệp có thể tham khảo máy hủy đạt mức bảo mật P-4 trở lên theo tiêu chuẩn DIN 66399, đồng thời cân nhắc mức độ nhạy cảm của từng nhóm tài liệu để lựa chọn thiết bị phù hợp.

Lựa chọn máy hủy tài liệu cho phòng hành chính nhân sự

Phòng hành chính nhân sự thường không phải bộ phận có khối lượng giấy cần hủy lớn nhất, nhưng lại xử lý nhiều tài liệu chứa dữ liệu cá nhân. Vì vậy, mức độ bảo mật cần được ưu tiên bên cạnh công suất hủy, dung tích thùng chứa và thời gian vận hành.

Đối với doanh nghiệp nhỏ, máy hủy văn phòng có kích thước gọn, vận hành êm và khả năng hủy vụn có thể đáp ứng nhu cầu xử lý hồ sơ định kỳ.

Với doanh nghiệp có số lượng nhân viên lớn, thường xuyên tuyển dụng hoặc tổ chức thanh lý hồ sơ tập trung, nên cân nhắc máy hủy công suất lớn, có khả năng vận hành liên tục và thùng chứa phù hợp.

Các dòng máy hủy tài liệu MAGITECH do JVS cung cấp có thể được xem xét theo nhu cầu sử dụng thực tế. Khi lựa chọn, doanh nghiệp cần đối chiếu thông số từng model, đặc biệt là kiểu cắt, cấp độ bảo mật, công suất và khả năng vận hành.

Bảo vệ thông tin cá nhân không dừng lại ở việc hủy giấy

Bên cạnh hồ sơ giấy, dữ liệu nhân sự còn tồn tại trên máy tính, hệ thống quản lý nhân sự, email, thiết bị lưu trữ và các bản sao lưu. Việc hủy tài liệu giấy không đồng nghĩa với việc toàn bộ dữ liệu cá nhân đã được xóa.

Doanh nghiệp cần kết hợp quản lý quyền truy cập, kiểm soát thời hạn lưu trữ và áp dụng phương pháp xóa dữ liệu điện tử phù hợp khi đủ điều kiện. Đây là những hoạt động bổ trợ cho nhau trong quá trình bảo vệ thông tin cá nhân.

Kết luận

Tiêu hủy hồ sơ nhân sự đúng cách không chỉ giúp văn phòng gọn gàng mà còn góp phần bảo vệ quyền riêng tư của người lao động và hạn chế rủi ro thông tin bị sử dụng trái phép.

Một quy trình hiệu quả cần bắt đầu từ việc phân loại, xác định điều kiện tiêu hủy, kiểm soát người thực hiện và lựa chọn phương pháp xử lý phù hợp. Trong đó, máy hủy tài liệu là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp chủ động tiêu hủy hồ sơ giấy ngay tại nơi làm việc.

JVS cung cấp các giải pháp thiết bị văn phòng, trong đó có máy hủy tài liệu MAGITECH, hỗ trợ doanh nghiệp lựa chọn thiết bị phù hợp với quy mô nhân sự, khối lượng hồ sơ và yêu cầu bảo mật thông tin.